上手な話し方とは?相手に物事を正確に伝えるテクニック

上手な話し方とは?相手に物事を正確に伝えるテクニック
物事を性格に伝える話し方が出来ている人って、実は多くありません。社会人経験の長い人でも話し方の下手な人はいるものですよね。こういう人が新人教育を担当すると、教育される新人の方が困惑してしまうことになります。

上手な話し方には、コツというものがあります。このポイントを掴んでおけば、急に説明を求められても、要領よく伝えることができます。これが分からないと、焦ってしどろもどろになってしまうのです。特に、仕事の上でのホウレンソウ(報告、連絡、相談)には、ポイントをおさえた話し方が必要です。

話し方というのは社会人の基本。上手に、正確に物事を伝えられる人は、会社でも重用されるようになります。そこで今回は、物事を正確に伝える上手な話し方テクニックについてお届けします。

 

上手な話し方とは?
相手に物事を正確に伝えるテクニック

 

上手な話し方を目指すなら、省略しない!

物事を正確に伝えたいときは、できるだけ文の成分を省略しないようにしましょう。まず、主語を明確にすると間違いを減らせます。日本語の日常会話では、主語はいちいち入れません。「明日、いきますね」といえば、「私が明日いきますね」と言わなくても、いくのは自分だと分かるからです。

ただし、仕事のホウレンソウでは、こういった勝手な省略は禁物なんです。仕事や公式の場で正確に伝えることを求められているときは、できるだけ曖昧さを廃することが大切になります。

いけないのは、「分かるはず」「通じるはず」という思い込みです。社会人経験の薄い人に多い話し方で、自分では通じたつもりが相手には伝わっていなかったり、誤解されていたりすることが多いものです。親しい間柄なら、ツーカーで通じる部分も多くなりますが、公的な場面では精密さを目指しましょう。

また、ニュアンスだけで相手に伝わったと思ってしまうのも、危険です。「お願いします」「大丈夫ですか?」といった内容が限定されない言葉は注意して使いましょう。

たとえば、「書類、明後日までで大丈夫ですか?」というような訊ね方は誤解を生みやすくなります。何が「大丈夫」なのか限定されていないからです。「あの書類は明後日までに提出すれば良いのでしょうか?」というように動詞をきちんと補う話し方をするようにしましょう。

 

上手な話し方を目指すなら、具体的に!

話し方を一段上に見せたいときは、できるだけ具体的に話すようにしましょう。具体化は上手な話し方の第一歩です。具体的に話せば話すほど、曖昧な部分が減り、誤解されることがなくなってきます。また、具体的に話せるようになると、仕事上のミスも減り、他の仕事スキルもあがってきます。

具体的な話し方をする上で排除していきたいのは、「近日中に」「できるだけ早く」といった曖昧な表現です。その代わりに、「○○日までに」「一週間以内に」「遅くとも週末までに」といったように、具体的な数字を入れていくと、文章が伝わりやすくなります。日にちのほか、数値やデータを盛り込んでいくのも誤解を避ける上で効果的です。

話すことは社会人にとって基本中の基本です。上司や同僚を見ていると分かってきますが、職場では、仕事の内容を正確に把握していればしているほど、具体的な話し方ができるようになります。仕事ができる人ほど、話し方が具体的なんです。

慣れていないうちは日にちなどの見積もりもなかなかできませんが、慣れてくると、色んなことに目安がつけやすくなるんです。この仕事なら3日でできるとか、あの人から連絡がくるまでは一週間はかかるとか、そういったことが見えてくるんですね。

上手な話し方ができるようになりたいなら、仕事のできる人になること。そして、仕事のできる人になりたいなら、上手な話し方ができるようになること。つまり、この二つは常に一対なのです。

 

上手な話し方を目指すなら、適切な形容を!

社会人として一段上の話し方を目指すなら、正しい形容を身に付けるようにしましょう。誰でも、学生時代までは、「すごく(ものすごく)」「とても(とっても)」「めちゃくちゃ」「思いっきり」といった表現を多用してきましたよね。社会人になっても、日常だとこうした表現に頼ってしまいがちです。

ですが、公の場や職場では、こうした曖昧な副詞を多用していると、幼稚な話し方をする人だと思われてしまいます。こうした話し方は、ニュアンスは伝わっても、実感がわかないからです。イメージを伝え切れないんですね。

たとえば、出張する人に、「出張先の○○はめちゃくちゃ寒いですから、防寒しっかりお願いしますね」といっても、意味はだいたい通じるでしょう。伝えたいところは、「寒いから防寒しっかり!」ですね。ただし、そうした表現だと内実が想像つかないので、甘く見てしまいがちなんです。

これに対して、「出張先の○○は昨日から気温が零下になっていますから、帽子、靴下、手袋などの防寒具を忘れないようにしてくださいね」と伝えると、どうでしょう?イメージがわいて、行動しやすくなると思いませんか?

社会人として求められているのは、こうした一歩踏み込んだ表現なんです。言われた相手が行動しやすくなるような適切な表現を含んだ話し方ができるようになりましょう!

 

言葉を適切に伝えるのは、考えているより難しいものです。物事を適切に伝える上で必要なのは、まず、言葉を省略しないことです。日常会話では省略されがちな主語、や動詞も、オフィスなどでは省略しないようにしましょう。誤解を避けるのが、正確に物事を伝える第一歩です。

できるだけ具体的に話すことを心得るのも、物事を正確に伝えるうえで大切な点です。特に、日にちについていうときなどは、アバウトな表現ではなく、何日、何時、何週間といった具体的な数値を入れて話すようにしましょう。仕事に慣れるにつれ、見積もりも上達してきます。

正確に話すことに慣れてきたら、適切な形容を増やしていくようにしましょう。「すごく(ものすごく)」「とても」「めちゃくちゃ」といった学生語とは縁をきって、実像が浮かぶような表現を工夫しましょう。話し方は、社会人のファッションの一つだと思いましょう。綺麗にかつ的確に物事を伝えられる社会人は、誰からも尊重されます。話し方を磨いて、一段上の社会人を目指しましょう!

まとめ

相手に物事を正確に伝えるには

・省略しない!
・具体的に話す!
・適切な形容を!

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